Lier les bases de données entre elles et faire des calculs.
📖 COURS
1) CREER LES LIENS AVEC LA PROPRIETE "RELATION"
Maintenant que nos quatre bases de données (Produits, Ventes, Clients, Fournisseurs) sont créées, nous allons les transformer en un système connecté. Pour cela, nous utilisons la propriété **`Relation`**. Une relation crée un lien cliquable entre une page d'une base de données et une page d'une autre.
#### **Lier les Ventes aux Produits et aux Clients**
C'est la connexion la plus importante. Chaque vente doit être liée au produit vendu et au client qui a acheté.
1) Allez dans votre base de données **`Ventes`**.
2) Ajoutez une nouvelle propriété. Choisissez le type **`Relation`**.
3) Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez votre base de données **`Produits`**. Validez. Nommez cette nouvelle propriété "Produit Vendu".
4) Répétez l'opération : ajoutez une autre propriété `Relation`, mais cette fois, sélectionnez la base de données **`Clients`**. Nommez-la "Client".
Désormais, lorsque vous créez une nouvelle entrée dans votre base `Ventes`, vous pouvez cliquer dans la colonne "Produit Vendu" et choisir un article directement depuis votre base `Produits`. Idem pour le client ! Notion crée automatiquement une relation "retour" dans les bases `Produits` et `Clients` pour que vous puissiez voir toutes les ventes liées.
```mermaid
graph TD
subgraph "Connexions de la Base 'Ventes'"
A[
Ventes
]
B[
Produits
]
C[
Clients
]
A -- "Relation: Quel produit?" --> B
A -- "Relation: Quel client?" --> C
end
```
2) CALCULER DES DONNEES LIEES AVEC L'AGREGATION (ROLLUP)
Une fois les relations établies, nous pouvons "remonter" des informations d'une base à l'autre grâce à la propriété **`Rollup`** (Agrégation). C'est ce qui va nous permettre d'automatiser le calcul de nos stocks.
#### **Calculer le Total des Ventes par Produit**
L'objectif est de savoir, pour chaque produit, combien d'unités ont été vendues au total.
1) Retournez dans votre base de données **`Produits`**.
2) Créez une nouvelle propriété et choisissez le type **`Rollup`**.
3) La fenêtre de configuration s'ouvre. Configurez-la comme suit :
- **`RELATION` :** Choisissez la relation avec votre base `Ventes`.
- **`PROPERTY` (Propriété) :** Choisissez la propriété `Quantité Vendue` de la base `Ventes`.
- **`CALCULATE` (Calcul) :** Choisissez `Sum` (Somme).
4) Nommez cette propriété "Total Vendu".
Et voilà ! Cette colonne affiche maintenant, pour chaque produit, la somme de toutes les quantités enregistrées dans votre base `Ventes` pour ce produit spécifique.
```mermaid
graph TD
subgraph "Configuration d'un Rollup"
A[Base 'Produits'] --> B{Propriété 'Rollup'}
B --> C["1. Choisir la relation
(avec la base 'Ventes')
"]
C --> D["2. Choisir la propriété à remonter
('Quantité Vendue')
"]
D --> E["3. Choisir le calcul à effectuer
('Somme')
"]
E --> F[Résultat: Total des ventes affiché]
end
style F fill:#D5F5E3,stroke:#2ECC71
```
3) METTRE A JOUR LE STOCK AUTOMATIQUEMENT
Maintenant que nous avons le "Stock Initial" (une propriété `Nombre` que l'on remplit à la main) et le "Total Vendu" (calculé par le `Rollup`), nous pouvons calculer le stock restant en temps réel avec une simple **`Formule`**.
1) Dans votre base de données **`Produits`**, créez une nouvelle propriété de type **`Formule`**.
2) Nommez-la "Stock Restant".
3) Dans la zone de formule, cliquez sur `Edit`. Une fenêtre s'ouvre.
4) Écrivez la formule suivante en cliquant sur les noms des propriétés pour les insérer :
`prop("Stock Initial") - prop("Total Vendu")`
*Note : si vous avez nommé vos propriétés différemment, adaptez la formule.*
5) Cliquez sur `Done`.
Votre stock se met désormais à jour automatiquement ! Chaque fois que vous ajouterez une nouvelle vente dans la base `Ventes`, le `Rollup` "Total Vendu" se mettra à jour, et par conséquent, la `Formule` "Stock Restant" se recalculera instantanément.
Vous avez maintenant un système de gestion de stock dynamique et automatisé. Vous pouvez appliquer la même logique pour d'autres calculs, comme afficher le chiffre d'affaires total pour chaque client dans la base `Clients`.
🗝️ POINTS CLÉS
1) RELATION
C'est une propriété spéciale qui crée un lien cliquable entre une entrée de la base de données A et une ou plusieurs entrées de la base de données B. Par exemple, vous pouvez lier un "Produit" à sa "Catégorie".
2) AGRÉGATION (ROLLUP)
Une fois qu'une relation est établie, l'agrégation vous permet de "remonter" une information de la base de données liée. Par exemple, dans votre base "Catégories", vous pourriez avoir une agrégation qui compte automatiquement combien de "Produits" sont liés à chaque catégorie.
💪 PRATIQUE
1) CRÉER SA PREMIÈRE RELATION
**Objectif :** Lier deux bases de données entre elles.
1) Créez une deuxième base de données nommée **"Catégories"**. Elle ne contiendra qu'une seule propriété "Nom" (Titre). Remplissez-la avec 2-3 catégories (ex: "Vêtements", "Livres").
2) Retournez dans votre base de données **"Produits"**.
3) Ajoutez une nouvelle propriété de type **"Relation"**.
4) Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez votre base de données "Catégories".
5) Maintenant, pour chaque produit, vous pouvez cliquer dans la colonne "Catégories" et choisir la catégorie correspondante.
❓ FAQ
🧠 QUIZ
1) À QUOI SERT UNE PROPRIÉTÉ DE TYPE "RELATION" ?
* a) À envoyer des messages à d'autres utilisateurs de Notion.
* b) À créer un lien bidirectionnel entre des éléments de deux bases de données différentes.
* c) À changer la couleur d'une ligne en fonction de son contenu.
...
Réponse : B
2) VOUS AVEZ UNE BASE "PROJETS" ET UNE BASE "TÂCHES". VOUS AVEZ LIÉ CHAQUE TÂCHE À UN PROJET. COMMENT POUVEZ-VOUS AFFICHER UN COMPTEUR DU NOMBRE DE TÂCHES "TERMINÉES" POUR CHAQUE PROJET ?
* a) En le comptant à la main tous les jours.
* b) En utilisant une propriété "Agrégation" (Rollup) dans la base "Projets" qui compte les tâches liées ayant le statut "Terminé".
* c) Ce n'est pas possible dans Notion.
...
Réponse : B